Pentru o cerere de recuperare a TVA către Belgia aveți nevoie în esență de trei categorii de documente. În primul rând, factura sau chitanța în sine, cu suma TVA din Belgia menționată separat și cu un număr de TVA belgian valid al furnizorului. În al doilea rând, ceva care să dovedească scopul comercial al cheltuielilor, cum ar fi o întâlnire în agendă, o cerere de ofertă sau confirmarea unei pozițiuni la o expoziție. În al treilea rând, datele dvs. de activitate: certificatul din registrul comercial, numărul dvs. de TVA din Olanda și autorizația pe baza căreia o cerere poate fi depusă în numele dvs. Dacă factura cu numărul de TVA corect lipsește, autoritatea de rambursare de obicei nu va procesa o cerere.
Facturile pot fi prezentate în limba olandeză, franceză, germană sau engleză. Mai jos veți citi de ce este așa și ce înseamnă asta în practică dacă călătoriți regulat în Belgia și înapoi fără a vă cazare acolo — pentru mulți antreprenori olandezi aceasta este exact situația cea mai frecventă.
Ce trebuie să apară pe factura în sine
O factură eligibilă conține numele și adresa furnizorului, numărul de TVA belgian al furnizorului, data facturii și numărul facturii, o descriere a ceea ce a fost furnizat, și suma TVA menționată separat alături de suma fără TVA și cea cu TVA inclusă. Aceasta se aplică la fel unei chitanțe de benzină cât și unei facturi de hotel, unui extras de tol, unei taxe de stand la o expoziție sau unei prânzuri de afaceri. Dacă numărul de TVA al furnizorului lipsește sau TVA nu este menționată separat, documentul este de obicei inutilizabil, indiferent cât de clar sunt prezentate în rest cheltuielile.
De ce facturile în patru limbi sunt acceptate
Belgia are trei limbi oficiale: olandeză, franceză și germană. În practică, pentru facturarea comercială se adaugă adesea și engleza. Lista de cerințe a Administrației fiscale pentru țara de rambursare indică pentru Belgia că documentele în aceste patru limbi sunt acceptate. O chitanță de benzină în limba franceză din Valonia sau o factură în limba germană din Cantonurile germane nu trebuie deci traduse mai întâi înainte de depunere. Aceasta se aplică limbii în care este redactat documentul, nu lizibilității acestuia — o chitanță de casă estompată rămâne o problemă, în orice limbă.
Deplasări zilnice fără cazare: cum demonstrați asta
Mulți schimburi comerciale cu Belgia rămân într-o singură zi: un client în Anvers, un furnizor în Bruxelles, o expoziție în Kortrijk, și din nou acasă seara. Nu există atunci o factură de hotel care ar arăta scopul comercial de la sine, cum ar fi cazul la un sejur de mai multe zile. Pentru chitanțe de benzină, costuri de tol și taxe de parcare pe astfel de deplasări zilnice este important ca ceva să fie păstrat din care să rezulte motivul pentru care a fost făcută deplasarea: o intrare în agendă, o confirmare de comandă, un certificat de participant la o expoziție sau o corespondență prin e-mail cu clientul. Nu trebuie să fie un dosar foarte amplu, dar mai mult decât chitanța singură. O autoritate de rambursare evaluează nu doar suma, ci și dacă este plauzibil că cheltuielile au fost efectuate în scop comercial.
Ce stabilite deja înainte ca prima chitanță să sosească
Certificatul din registrul comercial, numărul dvs. de TVA și autorizația nu sunt parte a fiecărei cereri individuale, ci sunt stabilite o dată la început. Din acel moment este vorba mai ales despre menținerea în regulă a facturilor în sine. Ce documente sunt exact relevante pentru situația dvs. depinde de cât de des faceți afaceri în Belgia și ce tip de cheltuieli — explicația pe fiecare situație pentru recuperarea TVA vă oferă o imagine mai concretă decât poate oferi o listă generală.
Cum procesează vatea.eu aceste documente
Chitanțele sosesc prin încărcare, o adresă de e-mail proprie sau pachetul de contabilitate. Sunt citite, clasificate după categoria de cheltuieli și verificate în funcție de ceea ce permite Belgia ca țară de rambursare, înainte ca o cerere să fie grupată și depusă. Atunci când o chitanță nu este completă sau scopul comercial nu este suficient de clar, aceasta este ceva ce trebuie remediat în prealabil — nu ceva ce se descoperă ulterior atunci când țara de rambursare a deja decis. Mai multe despre sursa acestei verificări se găsesc pe pagina despre cum se elaborează informațiile.
Doriți să afli mai întâi dacă aceasta merită pentru afacerea dumneavoastră înainte de a începe să colectați documente? În câteva întrebări veți vedea o indicație în euro, complet fără angajament și fără cont. Dacă întrebarea dumneavoastră nu se află între acestea, atunci veți găsi mai multe exemple în întrebările frecvente despre recuperarea TVA.