Per una richiesta di rimborso IVA al Belgio, sono essenzialmente necessari tre tipi di documenti. Innanzitutto la fattura o lo scontrino stesso, con l'importo dell'IVA belga indicato separatamente e un numero di partita IVA belga valido del fornitore. In secondo luogo, qualcosa che dimostri la finalità commerciale delle spese, come una voce di agenda, una richiesta di preventivo o la conferma di una partecipazione a una fiera. In terzo luogo, i vostri dati aziendali: l'estratto del registro delle imprese, il vostro numero di partita IVA olandese e l'autorizzazione con cui una richiesta può essere presentata a vostro nome. Se manca la fattura con il numero di partita IVA corretto, il paese di rimborso di solito non prende in considerazione una richiesta.
Le fatture possono essere presentate in olandese, francese, tedesco o inglese. Più avanti leggete perché è così e cosa significa concretamente se vi recate regolarmente in Belgio per affari senza pernottarvi — per molti imprenditori olandesi è proprio la situazione più comune.
Cosa deve figurare sulla fattura stessa
Una fattura che sia ammissibile contiene il nome e l'indirizzo del fornitore, il numero di partita IVA belga di quel fornitore, la data della fattura e il numero della fattura, una descrizione di ciò che è stato fornito e l'importo dell'IVA indicato separatamente accanto all'importo al netto e al lordo dell'IVA. Questo vale per uno scontrino di carburante quanto per una fattura alberghiera, una ricevuta di pedaggio, una quota di stand fieristico o un pranzo commerciale. Se manca il numero di partita IVA del fornitore o l'IVA non è indicata separatamente, il documento di solito non è utilizzabile, indipendentemente da quanto chiaramente siano altrimenti documentate le spese.
Perché le fatture in quattro lingue sono accettate
Il Belgio ha tre lingue ufficiali: olandese, francese e tedesco. Nella pratica, per la fatturazione commerciale spesso si aggiunge l'inglese. L'elenco dei requisiti del servizio delle imposte per paese di rimborso menziona che per il Belgio i documenti in queste quattro lingue sono accettati. Uno scontrino di carburante in francese dalla Vallonia o una fattura in tedesco dalle Terre di lingua tedesca non deve quindi essere tradotta prima di essere presentata. Questo vale per la lingua in cui il documento è redatto, non per la leggibilità — uno scontrino di cassa sbiadito rimane un problema, in qualsiasi lingua.
Viaggi giornalieri senza pernottamento: come lo provate
Gran parte dei viaggi commerciali in Belgio rimangono nell'arco di una giornata: un cliente ad Anversa, un fornitore a Bruxelles, una fiera a Kortrijk, e la sera stessa di ritorno. Non c'è allora una fattura alberghiera che mostri automaticamente la finalità commerciale, come accadrebbe in caso di soggiorno plurigiornaliero. Per gli scontrini di carburante, i costi di pedaggio e i parcheggi in tali viaggi giornalieri è importante conservare qualcosa che dimostri il motivo del viaggio: una voce di agenda, una conferma d'ordine, un certificato di partecipazione a una fiera o uno scambio di e-mail con il cliente. Non deve essere un fascicolo dettagliato, ma qualcosa di più dello scontrino da solo. Un paese di rimborso valuta non solo l'importo, ma anche se è plausibile che le spese siano state effettuate per scopi commerciali.
Cosa dovete predisporre prima che arrivi il primo documento
L'estratto del registro delle imprese, il vostro numero di partita IVA e l'autorizzazione non fanno parte di ogni singola richiesta, ma vengono registrati una sola volta all'inizio. Da quel momento in poi si tratta principalmente di mantenere in ordine le fatture stesse. Quali documenti siano esattamente rilevanti per la vostra situazione dipende da quanto frequentemente operate in Belgio e che tipo di spese avete — la spiegazione per situazione per il rimborso dell'IVA fornisce un'immagine più concreta di quanto possa fare un elenco generale.
Come vatea.eu elabora questi documenti
Le ricevute arrivano tramite caricamento, un indirizzo e-mail dedicato o il pacchetto contabile. Vengono lette, classificate per tipologia di spesa e verificate rispetto a quanto il Belgio consente come Stato membro rimborsante, prima che una richiesta venga raggruppata e presentata. Quando una ricevuta non è completa o lo scopo commerciale non risulta sufficientemente chiaro, si tratta di qualcosa da correggere in anticipo — non qualcosa da scoprire in seguito quando lo Stato membro rimborsante ha già deciso. Maggiori informazioni su dove proviene questa verifica si trovano in la pagina su come viene creata l'informazione.
Desiderate innanzitutto sapere se conviene al vostro imprese prima di raccogliere i documenti? In poche domande vedete un'indicazione in euro, interamente facoltativa e senza account. Se la vostra domanda non rientra tra questi esempi, trovate ulteriori casi in le domande frequenti sulla detrazione dell'IVA.