For en momsanmodning til Belgien skal De grundlæggende have tre slags dokumenter. For det første fakturaen eller kvitteringen selv, med det belgiske momsbeløb særskilt angivet og et gyldigt belgisk momsnummer fra leverandøren. For det andet noget, der viser det erhvervsmæssige formål med udgifterne, såsom en kalenderaftale, en anmodning om tilbud eller bekræftelse af en messestand. For det tredje Deres egne virksomhedsoplysninger: Deres handelsregisteroversigt, Deres nederlandske momsnummer og den fuldmagt, hvorved en anmodning kan indsendes på Deres vegne. Hvis fakturaen med det korrekte momsnummer mangler, vil refunderlandet normalt ikke behandle en anmodning.
Fakturaer kan indsendes på nederlandsk, fransk, tysk eller engelsk. Længere nede læser De, hvorfor det er sådan, og hvad det konkret betyder, hvis De regelmæssigt kører til og fra Belgien uden at overnatte der – for mange nederlandske virksomhedsejere er det netop den mest almindelige situation.
Hvad der skal fremgå af selve fakturaen
En fakturaer, der kan komme i betragtning, indeholder leverandørens navn og adresse, leverandørens belgiske momsnummer, fakturadato og fakturanummer, en beskrivelse af hvad der blev leveret, og momsbeløbet, som er særskilt angivet ved siden af beløbet ekskl. og inkl. moms. Det gælder en tankkvittering lige så meget som en hotelfaktura, en vejafgiftsopgørelse, en standhyreafregning på en messe eller en erhvervsmæssig frokost. Hvis leverandørens momsnummer mangler, eller hvis momsen ikke er særskilt angivet, er dokumentet sædvanligvis ikke brugbart, uanset hvor klart udgifterne ellers er.
Hvorfor fakturaer på fire sprog accepteres
Belgien har tre officielle landesprogs: nederlandsk, fransk og tysk. I praksis kommer engelsk ofte til ved erhvervsfakturering. Vereistelijsten for Belgien anfører, at dokumenter på disse fire sprog accepteres. En fransktalende tankkvittering fra Wallonien eller en tysktalende faktura fra Østkantonerne behøver således ikke først at blive oversat, før den indsendes. Det gælder for sproget, som dokumentet er udarbejdet på, ikke for læsbarheden af det – en sløret kassakvittering er stadig et problem på ethvert sprog.
Dagskørslinger uden overnatning: hvad dokumenterer De så
Meget erhvervsmæssig trafik til Belgien forbliver inden for en dag: en kunde i Antwerpen, en leverandør i Brussel, en messe i Kortrijk, og samme aften tilbage igen. Der er da ingen hotelfaktura, der viser det erhvervsmæssige formål af sig selv, som det er tilfældet ved længerevarende ophold. For tankkvitteringer, vejafgifter og parkeringsafgifter på sådanne dagskørslinger er det vigtigt, at der bevares noget, der viser, hvorfor kørslen blev foretaget: et kalenderindlæg, en ordrebekræftelse, et bevis for deltagelse på en messe eller en e-mailkorrespondance med kunden. Det behøver ikke at være en omfattende dokumentation, men det skal være mere end kvitteringen alene. Et refunderland vurderer ikke kun beløbet, men også hvorvidt det er sandsynligt, at udgifterne blev foretaget i erhvervsmæssigt øjemed.
Hvad De allerede dokumenterer, før den første kvittering kommer ind
Handelsregisteroversigten, Deres momsnummer og fuldmagten hører ikke til hver enkelt anmodning, men dokumenteres engangsvist ved starten. Fra det tidspunkt handler det primært om at holde fakturaerne selv i orden. Hvilke dokumenter, der er præcis relevante for Deres situation, afhænger af, hvor ofte De handler i Belgien, og hvilken type udgifter – forklaringen pr. situation for momsrefusion giver et mere konkret billede end en generel liste kan gøre.
Hvordan vatea.eu behandler disse dokumenter
Kvitteringer kommer ind via upload, en egen e-mailadresse eller regnskabssoftwaren. De læses, klassificeres efter udgiftskategori og kontrolleres mod hvad Belgien som refusionsland tillader, før en anmodning bundtes og indsendes. Hvor en kvittering er ufuldstændig eller det kommercielle formål ikke fremgår tilstrækkeligt klart, er det noget, man skal rette på forhånd — ikke noget, man opdager bagefter, når refusionslandet allerede har besluttet. Mere om hvor denne kontrol stammer fra, kan du læse på siden om hvordan informationen kommer til.
Vil du først vide, om det er pengene værd for dit firma, før du begynder at indsamle dokumenter? I et par spørgsmål får du en indikation i euro, helt uforpligtende og uden konto. Hvis dit spørgsmål ikke er blandt dem, finder du flere eksempler i de ofte stillede spørgsmål om momsrefund.