Arvonlisäveron takaisinmaksupyynnön tekemiseen Belgiaan tarvitset pohjimmiltaan kolmea tyyppiä olevia asiakirjoja. Ensinnäkin itse laskun tai kuittia, jossa Belgialainen arvonlisäveromäärä on listattu erikseen ja jossa toimittajan voimassa oleva Belgialainen arvonlisäveronumero on merkitty. Toiseksi jotain, josta käy ilmi kustannusten liiketaloudellinen tarkoitus, kuten kalenterikirjaus, tarjouspyyntö tai messuosaston varausvahvistus. Kolmanneksi omat liiketoiminnon tiedot: kaupparekisteriotteen kopion, Hollantilaisen arvonlisäveronumerosi ja valtuutuksen, jolla takaisinmaksupyyntö voidaan tehdä puolestasi. Jos laskusta puuttuu oikea arvonlisäveronumero, takaisinmaksumaa ei yleensä käsittele pyyntöä.
Laskut voidaan toimittaa Hollannin kielellä, ranskaksi, saksaksi tai englanniksi. Seuraavassa luet, miksi näin on, ja mitä se käytännössä tarkoittaa, jos ajelet säännöllisesti Belgiaan ja takaisin ilman siellä yöpymistä — monille Hollantilaisille yrittäjille juuri tämä on yleisin tilanne.
Mitä laskun itsensä tulee sisältää
Hyväksyttävä lasku sisältää toimittajan nimen ja osoitteen, toimittajan Belgialaisen arvonlisäveronumeron, laskun päivämäärän ja laskun numeron, kuvauksen toimitetusta, sekä arvonlisäveron, joka on merkitty erikseen veroa vailla olevan ja veroa sisältävän summan rinnalle. Tämä koskee tankkikuittia yhtä hyvin kuin hotelilaskua, tiemaksua, messupaikkamaksua tai liiketoiminnallista lounasta. Jos toimittajan arvonlisäveronumero puuttuu tai arvonlisävero ei ole merkitty erikseen, asiakirja ei yleensä ole käyttökelpoinen riippumatta siitä, kuinka selkeät muut kustannukset ovat.
Miksi laskut neljällä kielellä hyväksytään
Belgialla on kolme virallista maakieltä: hollanti, ranska ja saksa. Käytännössä liiketoiminnallisissa laskutuksissa englanti usein lisätään. Veroviranomaiset luettelevat Belgiaa koskevan vaatimuslistan sisältävät, että asiakirjat näillä neljällä kielellä hyväksytään. Frankofoniaa ääneen vetävä tankki-kuitti Valloniasta tai saksaksi laaditettu lasku Itäkantoneista ei siis tarvitse käännöstä ennen toimittamista. Tämä koskee kieltä, jolla asiakirja on laaditettu, ei sen luettavuutta — hämärtynyt kassokuitti on edelleen ongelma jokaisella kielellä.
Päivittäiset matkat ilman yöpymistä: mitä osoitat silloin
Paljon liikenne Belgiaan jää yhden päivän sisälle: asiakas Antverpenissa, toimittaja Brysselissä, messu Kortrijkissä, ja saman illan kuluttua takaisin. Silloin ei ole hotelilaskua, joka osoittaisi liiketaloudellisen tarkoituksen itsestään, kuten useamman päivän viipymässä on. Tankkikuiteille, tiemaksuille ja pysäköintimaksuille tällaisilla päivämatkoilla on tärkeää, että säilötään jotain, josta käy ilmi, miksi matka tehtiin: kalenterikirjaus, tilauksen vahvistus, messun osallistujan todistus tai sähköpostikirjeenvaihtio asiakkaan kanssa. Sen ei tarvitse olla laaja asiakirjasarja, vaan enemmän kuin kuitti yksinään. Takaisinmaksumaa arvioi ei vain summaa, vaan myös sitä, onko uskottavaa, että kustannukset tehtiin liiketoiminnallisesti.
Mitä kirjaat ylös ennen kuin ensimmäinen kuitti saapuu
Kaupparekisteriotteen kopio, arvonlisäveronumerosi ja valtuutus eivät kuulu jokaiseen yksittäiseen pyyntöön vaan kirjataan kerran alussa. Siitä eteenpäin on kysymys pääasiassa itse laskujen järjestämisestä. Mitkä asiakirjat ovat tarkalleen sinun tilanteeseesi sopivat, riippuu siitä, kuinka usein teet kauppaa Belgiassa ja minkä tyyppisiä kustannuksia sinulla on — selvitys tilanteiden mukaan arvonlisäveron takaisinmaksua varten antaa konkreettisemman kuvan kuin yleinen luettelo voi antaa.
Kuinka vatea.eu käsittelee näitä asiakirjoja
Kuitit saapuvat latauksen, omaan sähköpostiosoitteeseen tai kirjanpitojärjestelmän kautta. Ne luetaan, luokitellaan kulutyypeittäin ja tarkistetaan suhteessa siihen, mitä Belgia palautusmaana sallii, ennen kuin pyyntö kootaan ja lähetetään. Jos kuitti ei ole täydellinen tai liiketoiminnallinen tarkoitus ei ole riittävän selkeä, se on asia, joka on korjattava etukäteen – ei asia, joka tulee esiin jälkikäteen, kun palautusmaalla on jo päätös tehty. Lisätietoa siitä, mistä tämä tarkistus tulee, on osoitteessa selvitys siitä, miten tiedot syntyy.
Haluaisitko ensin tietää, kannattaako tämä yrityksellesi ennen kuin alat kerätä asiakirjoja? Muutamalla kysymyksellä näet indikaation euroissa, täysin sitoutumatta ja ilman tiliä. Jos kysymyksesi ei ole luettelossa, löydät lisää esimerkkejä osoitteesta arvonlisäveron palautusta koskevista usein kysytyistä kysymyksistä.