För en ansökan om återbetaling av mervärdesskatt från Belgien behöver du i huvudsak tre slag av dokument. För det första själva fakturan eller kvittot, med det belgiska mervärdesskattebeloppet särskilt angivet och ett giltigt belgiskt momsnummer från leverantören. För det andra något som visar på affärsändamålet för kostnaderna, såsom en kalendersystemanteckning, en offertförfrågan eller bekräftelsen av en mässstånd. För det tredje dina egna företagsuppgifter: handelskammerregistret, ditt nederländska momsnummer och fullmakten med vilken en ansökan kan lämnas in för din räkning. Om fakturan med rätt momsnummer saknas, behandlar återbetalningslandet en ansökan vanligtvis inte.
Fakturor kan på detta sätt lämnas in på nederländska, franska, tyska eller engelska. Längre ned läser du varför det är så, och vad det konkret innebär om du regelbundet åker fram och tillbaka till Belgien utan att övernatta där — för många nederländska företagare är det just den vanligaste situationen.
Vad som måste stå på själva fakturan
En faktura som kommer i fråga innehåller namn och adress för leverantören, leverantörens belgiska momsnummer, fakturadatum och fakturanummer, en beskrivning av vad som levererades, och mervärdesskattebeloppet som särskilt anges vid sidan av beloppet exklusive och inklusive mervärdesskatt. Det gäller en tankkvitto lika mycket som en hotelfaktura, ett vägtullskvitto, en mässavgift eller en affärsmiddag. Om momsnumret för leverantören saknas eller om momsen inte är särskilt angiven, är dokumentet vanligtvis inte användbart, oavsett hur tydliga övriga kostnader är.
Varför fakturor accepteras på fyra språk
Belgien har tre officiella landssprål: nederländska, franska och tyska. I praktiken tillkommer ofta engelska för affärsfakturering. Belastingdiensten Vereisten-lista per återbetalningsland anger för Belgien att dokument på dessa fyra språk accepteras. En franskspråkig tankkvitto från Vallonien eller en tyskspråkig faktura från östkantonerna behöver alltså inte översättas först innan den lämnas in. Det gäller språket i vilket dokumentet är upprättat, inte dess läsbarhet — ett oskarpt kassörskvitto förblir ett problem, på vilket språk som helst.
Dagkörningar utan övernattning: vad visar du då
Mycket affärsresor till Belgien sker inom en dag: en kund i Antwerpen, en leverantör i Bryssel, en mässa i Kortrijk, och samma kväll tillbaka igen. Det finns då ingen hotelfaktura som på ett självklart sätt visar affärsändamålet, såsom vid längre vistelse. För tankkvitton, vägtullskostnader och parkeringsavgifter på sådana dagkörningar är det viktigt att något sparas som visar varför resan gjordes: en kalenderpost, en orderbekräftelse, ett deltagarbevis från en mässa eller e-postwissling med kunden. Det behöver inte vara ett omfattande dossier, men väl mer än bara kvittot. Ett återbetalningsland bedömer inte bara beloppet, utan också om det är rimligt att antaga att kostnaderna har gjorts för affärsändamål.
Vad du redan dokumenterar innan det första kvittot kommer in
Handelskammerregistret, ditt momsnummer och fullmakten hör inte hemma vid varje enskild ansökan, utan dokumenteras en gång vid starten. Från och med då handlar det huvudsakligen om att hålla reda på själva fakturorna. Vilka dokument som är relevanta för din situation beror på hur ofta du gör affärer i Belgien och vilka slags kostnader det är — förklaringen per situation för återbetaling av mervärdesskatt ger en mer konkret bild än en allmän lista kan göra.
Hur vatea.eu behandlar dessa dokument
Kvitton kommer in via överföring, en egen e-postadress eller bokföringspaketet. De läses, klassificeras enligt utgiftskategori och granskas mot vad Belgien tillåter som återbetalningsland innan en begäran samlas och skickas in. Där ett kvitto är ofullständigt eller affärsändamålet inte är tillräckligt klart, är det något att åtgärda i förväg — inte något att upptäcka i efterhand när återbetalningslandet redan har gjort sitt beslut. Mer om var denna granskning kommer från finns på sidan om hur informationen skapas.
Vill du först veta om detta är värt ansträngningen för ditt företag innan du samlar in dokument? I ett par frågor ser du en indikation i euro, helt oförbindande och utan konto. Finns din fråga inte bland dessa, hittar du fler exempel i de vanliga frågorna om återkrav av mervärdesskatt.