Za zahtevo za povratek DDV Belgiji potrebujete v bistvu tri vrste dokumentov. Prvič, samo fakture ali račune s posebej navedenim belgijskim zneskom DDV in veljavno belgijsko številko DDV dobavitelja. Drugič, nekaj, kar dokazuje poslovni namen stroškov, kot je zapisek v dnevniku, povpraševanje za ponudbo ali potrdilo o prisotnosti na sejmu. Tretjič, vaši lastni podatki o podjetju: izvleček iz trgovinskega registra, vaša nizozemska številka DDV in pooblastilo za predložitev zahteve v vašem imenu. Če manjka faktura s pravilno številko DDV nanjo, teruggaafland navadno zahteve ne obravnava.
Fakture je treba predložiti v nederlandščini, francoščini, nemščini ali angleščini. Naprej preberite, zakaj je to tako in kaj to praktično pomeni, če redno potujete v Belgijo in nazaj brez nočitve — za številne nizozemske podjetnike je to pravzaprav najbolj značilna situacija.
Kaj mora biti na sami fakturi
Primerna faktura vsebuje ime in naslov dobavitelja, belgijsko številko DDV tega dobavitelja, datum fakture in številko fakture, opis dostavljenega blaga oziroma storitve ter znesek DDV, ki je posebej naveden skupaj z zneskom brez in z DDV. To velja za bencinski bon prav tako kot za hotelsko faktur, potni list za avtocesto, pristojbino za stojnico na sejmu ali poslovni obrok. Če manjka številka DDV dobavitelja ali DDV ni posebej naveden, dokument po navadi ni uporaben, ne glede na to, kako jasni so stroški drugače.
Zakaj so fakture v štirih jezikih sprejete
Belgija ima tri uradne jezike: nederlandščino, francoščino in nemščino. V praksi se za poslovno račune pogosto doda anglešči jezik. Seznam zahtev Davčne službe per teruggaafland za Belgijo navaja, da so dokumenti v teh štirih jezikih sprejeti. Francoščinski bencinski bon iz Valonske regije ali nemščinska faktura iz vzhodno-belgijskih kantanov torej ni treba prej prevesti, preden se predloži. To velja za jezik, v katerem je dokument napisan, ne pa za čitljivost — zbrisana blagajna bon ostaja problem v vsakem jeziku.
Enodnevne poti brez nočitve: kaj pa potem dokazujete
Mnogo poslovnega prometa v Belgijo ostane znotraj enega dneva: stranko v Antwerpnu, dobavitelja v Bruslju, sejmem v Kortrijku in isti večer nazaj. Takrat ni hotelske fakture, ki bi kot sama po sebi razvidna pokazala poslovni namen, kot je to v primeru večdnevnega bivanja. Za bencinske bone, cestnine in pristojbine za parkiranje pri takih enodnevnih poteh je pomembno, da ohranite kaj, kar kaže, zakaj je bil opravljen potovanja: element iz dnevnika, potrdilo naročila, udeleženski list sejma ali e-poštna korespondenca s stranko. To ni treba, da je obширan dosje, vendar mora biti več kot le bon samega. Teruggaafland ocenjuje ne le znesek, temveč tudi to, ali je verjetno, da so bili stroški nastali iz poslovnih razlogov.
Kaj že pripravite, preden prvi bon stigne
Izvleček iz trgovinskega registra, vaša številka DDV in pooblastilo ne sodijo k vsakemu posameznemu zahtevku, ampak se enkrat pripravijo ob začetku. Od tega trenutka naprej gre predvsem za vzdrževanje samih faktur v redu. Kateri dokumenti so za vašo situacijo natančno pomembni, je odvisno od tega, kako pogosto poslujete v Belgiji in s katerim tipom stroškov — razlaga po situaciji za povratek DDV daje jasnejši pregled, kot ga lahko poda splošni seznam.
Kako vatea.eu obdeluje te dokumente
Računi prihajajo prek nalaganja, preko lastnega e-poštnega naslova ali prek računovodskega paketa. Preberejo se, razvrrstijo po vrsti stroškov in preverijo glede na to, kaj Belgija dovoljuje kot deželo povračila, preden se zahtevek zloži in predloži. Kadar račun ni popoln ali poslovni namen ni dovolj jasen, je to nekaj, kar je treba urediti vnaprej — ne pa nekaj, kar bi se odkrilo kasneje, ko je dežela povračila že odločila. Več o tem, od kje prihaja ta preverjanje, je navedeno na strani o nastanku informacij.
Želite najprej vedeti, ali se to za vaše podjetje splača, preden začnete zbirati dokumente? V nekaj vprašanjih vidite okvirni znesek v evrih, v celoti brez zaveze in brez računa. Če vaše vprašanje ni med njimi, boste našli več primerov v pogosto zastavljenih vprašanj o povratku davka na dodano vrednost.