Para um pedido de recuperação de IVA à Bélgica, precisa fundamentalmente de três tipos de documentos. Em primeiro lugar, a própria fatura ou recibo, com o montante de IVA belga indicado separadamente e um número de identificação fiscal belga válido do fornecedor. Em segundo lugar, algo que demonstre o propósito comercial das despesas, como uma entrada na agenda, um pedido de orçamento ou a confirmação da sua participação numa feira. Em terceiro lugar, os seus dados comerciais: o registo comercial, o seu número de identificação fiscal português e a autorização que permite apresentar um pedido em seu nome. Se faltar a fatura com o número de identificação fiscal correto, a administração fiscal do país de reembolso geralmente não aceita o pedido.
As faturas podem ser apresentadas em neerlandês, francês, alemão ou inglês. Mais adiante, saiba por que é assim e o que isso significa na prática quando viaja regularmente para a Bélgica sem aí pernoitar — para muitos empresários portugueses, essa é precisamente a situação mais comum.
O que deve constar na fatura
Uma fatura elegível contém o nome e endereço do fornecedor, o número de identificação fiscal belga do fornecedor, a data da fatura e o número da fatura, uma descrição do que foi fornecido e o montante de IVA indicado separadamente juntamente com os montantes sem e com IVA. Isso aplica-se tanto a um talão de combustível como a uma fatura de hotel, um recibo de portagem, uma taxa de stand numa feira ou um almoço comercial. Se faltar o número de identificação fiscal do fornecedor ou se o IVA não for indicado separadamente, o documento normalmente não é utilizável, independentemente de quão claras sejam as despesas.
Por que as faturas em quatro línguas são aceites
A Bélgica tem três línguas oficiais: neerlandês, francês e alemão. Na prática, o inglês é frequentemente acrescentado à faturação comercial. A lista de requisitos da administração fiscal para o país de reembolso indica que na Bélgica os documentos nessas quatro línguas são aceites. Um talão de combustível em francês de Valónia ou uma fatura em alemão dos Cantões do Este não precisa, portanto, de ser traduzido antes de ser apresentado. Isto aplica-se à língua em que o documento está redigido, não à sua legibilidade — um talão de caixa desbotado continua a ser um problema, em qualquer língua.
Deslocações de um dia sem pernoita: como o comprova
Muito do tráfego comercial para a Bélgica fica num único dia: um cliente em Antuérpia, um fornecedor em Bruxelas, uma feira em Kortrijk, e de volta na mesma noite. Não há uma fatura de hotel que demonstre automaticamente o propósito comercial, como acontece com uma estadia de vários dias. Para talões de combustível, custos de portagem e parqueamento nestas deslocações de um dia é importante que algo seja conservado que demonstre o motivo da viagem: uma entrada na agenda, uma confirmação de encomenda, um comprovativo de participação numa feira ou uma troca de correio eletrónico com o cliente. Não precisa de ser um dossier extenso, mas sim algo mais do que apenas o recibo. Uma administração fiscal avalia não apenas o montante, mas também se é razoável considerar que as despesas foram feitas por motivos comerciais.
O que deve registar antes da primeira fatura chegar
O registo comercial, o seu número de identificação fiscal e a autorização não fazem parte de cada pedido individual, mas são registados uma única vez no início. A partir daí, o foco está principalmente em manter as próprias faturas em ordem. Os documentos exatamente relevantes para a sua situação dependem da frequência com que faz negócios na Bélgica e que tipo de despesas tem — a explicação por situação para recuperação de IVA oferece uma imagem mais concreta do que uma lista genérica pode fornecer.
Como a vatea.eu processa estes documentos
Os recibos chegam por envio, endereço de correio eletrónico próprio ou software de contabilidade. São lidos, classificados por tipo de despesa e verificados em relação ao que a Bélgica, como país de reembolso, permite, antes de um pedido ser agrupado e apresentado. Quando um recibo está incompleto ou o objetivo comercial não é suficientemente claro, é algo a corrigir antecipadamente — não algo a descobrir posteriormente quando o país de reembolso já se pronunciou. Mais informações sobre a origem dessa verificação encontram-se em a página sobre como a informação é compilada.
Gostaria de saber primeiro se isto vale a pena para a sua empresa antes de começar a recolher documentos? Em algumas perguntas, vê uma indicação em euros, completamente sem compromisso e sem conta. Se a sua pergunta não constar da lista, encontrará mais exemplos em as perguntas frequentes sobre pedido de reembolso de IVA.