Das Verfahren zur Rückerstattung der Umsatzsteuer aus Deutschland gilt für Sie, wenn Ihr Unternehmen in den Niederlanden ansässig ist, Sie in den Niederlanden umsatzsteuerpflichtig sind für die Aktivitäten, für die Sie die Kosten getragen haben, und Sie in Deutschland selbst für diese Transaktionen nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Sind Sie beispielsweise Installateur und tanken Sie auf dem Weg zu einem Einsatz in Deutschland, oder übernachten Sie dort für eine Messe, fällt das in der Regel unter diese Regelung. Sind Sie in Deutschland bereits umsatzsteuerlich registriert, weil Sie dort Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen, läuft die Rückerstattung dieser deutschen Umsatzsteuer normalerweise über Ihre deutsche Erklärung selbst, nicht über dieses Portal.
Der Kern ist also zweigeteilt: Sie müssen ein Recht auf Vorsteuerabzug in den Niederlanden haben, und Sie dürfen in Deutschland keine lokale Umsatzsteuerpflicht haben, die die Kosten bereits abdeckt. Sind Sie unsicher, ob das bei Ihnen der Fall ist, gibt eine kurze Überprüfung oft schon Klarheit; Sie können das in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen ohne dass es etwas kostet.
Wenn Sie in Frage kommen
Die meisten fraglichen Fälle sind eigentlich einfach. Eine GmbH, ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, die in den Niederlanden ansässig ist und Umsatzsteuer erklärt, und die in Deutschland Kosten trägt, ohne dort selbst umsatzsteuerpflichtig zu sein, fällt unter die Richtlinie 2008/9. Das gilt für den Installateur, der Material bei einem Lieferanten gleich über der Grenze abholt, für das Transportunternehmen, das auf der deutschen Autobahn tankt und maut, und für den Aussteller, der auf einer deutschen Fachmesse ausstellt und dort ein Hotel und eine Standgebühr bezahlt. In all diesen Fällen ist die deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung ein Kostenposten, den Sie ansonsten einfach nicht geltend machen würden.
Wichtig ist, dass es sich um Betriebskosten handelt, die nachweislich Ihrem Unternehmen zuzuordnen sind. Eine Rechnung auf Ihren Firmennamen mit dem deutschen Umsatzsteuerbetrag separat ausgewiesen ist der Ausgangspunkt. Was genau unter jeden Kostentyp fällt und wo Deutschland sich leicht von anderen Ländern unterscheidet, ist auf der Seite ausgearbeitet, die speziell Deutschland behandelt.
Wenn dieses Verfahren nicht für Sie geeignet ist
Es gibt ein paar Situationen, in denen dieser Weg nicht der richtige ist, auch wenn Sie tatsächlich deutsche Umsatzsteuer gezahlt haben. Sind Sie in Deutschland selbst umsatzsteuerlich registriert, beispielsweise weil Sie dort direkt an deutsche Verbraucher liefern, verrechnen Sie diese deutsche Umsatzsteuer über Ihre deutsche regelmäßige Erklärung. Das EU-Rückerstattungsverfahren ist dann nicht auf diese Kosten anwendbar; für Nicht-EU-Unternehmen gibt es ein separates Verfahren, die dreizehnte Richtlinie, aber das ist ein anderer Weg mit anderen Bedingungen.
Auch wenn Sie in den Niederlanden kein oder nur eingeschränktes Recht auf Vorsteuerabzug haben, wirkt sich das auf das aus, was Sie in Deutschland zurückfordern können. Erbringt Ihr Unternehmen beispielsweise steuerbefreite Leistungen wie bestimmte Formen der Gesundheitsversorgung, Bildung oder Finanzdienstleistungen, ist Ihr Abzugsrecht in den Niederlanden bereits begrenzt oder nicht vorhanden — und die Rückerstattung aus Deutschland folgt demselben Verhältnis. Das ist genau die Art von Frage, bei der wir Sie an einen Umsatzsteuer-Spezialisten verweisen: Wir sind Ausführer und Informationsquelle, kein Steuerberater, und eine korrekte Beurteilung Ihres Abzugsrechts gehört bei komplexeren Situationen in andere Hände.
Teilweiser Abzug und gemischte Nutzung
Wenn Sie ein Auto, ein Gerät oder eine Dienstleistung teilweise geschäftlich und teilweise privat nutzen, ist dieser private Anteil auch in Deutschland von der Rückerstattung ausgeschlossen. Deutschland kennt darüber hinaus wie andere Mitgliedstaaten auch eigene Ausschlüsse pro Kostenart — einige Repräsentationskosten beispielsweise kommen auch bei vollständig geschäftlicher Nutzung nicht für die volle Rückerstattung in Frage. Diese Überprüfung pro Kostenart und pro Land erfolgt automatisch, wenn Sie Belege einreichen, aber die grundlegende Regel bleibt bestehen, dass Ihr niederländisches Abzugsrecht die Obergrenze bestimmt.
Sind Sie unsicher, beginnen Sie mit der Überprüfung
Ob das Verfahren für Ihr Unternehmen gilt, hängt also davon ab, wo Sie ansässig sind, ob Sie in Deutschland bereits umsatzsteuerpflichtig sind, und welches Vorsteuerabzugsrecht Sie in den Niederlanden haben. Für die meisten Installationsbetriebe, Transporteure, Beratungsbüros und Messeveranstalter ist die Antwort einfach ja. Falls Sie noch unsicher sind, können Sie zunächst in Ruhe lesen, wie der gesamte Prozess funktioniert über einen Überblick über den Ablauf der Rückerstattung, oder sofort eine Schätzung auf Grundlage Ihres eigenen Reisverhaltens berechnen lassen auf Grundlage Ihres eigenen Reisverhaltens. Falls Sie sich über Ihre spezifische Situation unsicher sind, beispielsweise aufgrund von Steuerbefreiungen oder gemischter Nutzung, finden Sie in den häufig gestellten Fragen eine erste Orientierung, und wir leiten Sie gegebenenfalls an einen Umsatzsteuer-Fachmann weiter.
Eine kostenlose Überprüfung nimmt wenige Minuten in Anspruch und bedeutet keine Zusage: Es ist eine Schätzung, keine Garantie. Erst wenn Deutschland den Antrag tatsächlich bewilligt, ist das Geld da.