Was muss auf dem Beleg oder der Rechnung stehen
Um deutsche Umsatzsteuer zurückfordern zu können, benötigen Sie ein gültiges Dokument: eine Rechnung oder einen Beleg mit Namen und Adresse des deutschen Lieferers, dessen deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, dem Datum, einer Beschreibung der Lieferung, dem Betrag ohne Umsatzsteuer und dem Umsatzsteuerbetrag mit dem angewendeten Satz separat aufgeführt. Fehlt eine dieser Angaben, kann das Rückerstattungsland eine Ergänzung anfordern oder den Antrag für diesen Betrag ablehnen.
Dies gilt für jede Art von Ausgabe: einen Kassenbon von der Tankstelle, eine Hotelrechnung oder eine Rechnung des Standausstelllers auf einer Messe. Die Form unterscheidet sich, die Kernangaben nicht. Was die deutsche Finanzbehörde genau erwartet, ist in der Anforderungsliste aufgeführt, die die niederländische Finanzbehörde pro Rückerstattungsland veröffentlicht; diese Liste ist die aktuellste Quelle, wenn Sie unsicher sind, ob ein Dokument ausreicht.
Tanken: Der Kassenbon reicht meist aus, achten Sie aber auf das Kennzeichen
An Tankstellen erhalten Sie normalerweise einen Kassenbon anstelle einer Rechnung auf Namen. Für kleinere Beträge akzeptiert Deutschland diesen Beleg, solange Datum, Liter oder Betrag und der Umsatzsteuerbetrag sichtbar sind. Bei größeren Tankstellen oder bei Verwendung einer Tankkarte fragt das Rückerstattungsland manchmal auch nach dem Kennzeichen des Fahrzeugs, um die Ausgabe dem Unternehmen zuordnen zu können. Bewahren Sie daher nicht nur den Beleg auf, sondern auch, falls vorhanden, die zugrunde liegende Tankkartenabrechnungsbescheinigung.
Hotels: Die Rechnung muss auf Namen des Unternehmens lauten
Eine Hotelrechnung, die nur auf den Namen des reisenden Arbeiters lautet, ist für die Rückerstattung weniger brauchbar als eine Rechnung auf Namen des Unternehmens. Bitten Sie daher beim Einchecken um eine geschäftliche Rechnung, nicht um einen Kassenbon oder nur einen Kreditkartenauszug. Achten Sie auch darauf, ob Frühstück oder andere Kosten separat auf der Rechnung aufgeführt sind, denn nicht jede Position auf einer Hotelrechnung unterliegt demselben Satz oder derselben Kostenart.
Messen: Rechnung und Teilnahmenachweis
Bei einem Messestand ist die Rechnung des Veranstalters der Hauptnachweis, aber es ist ratsam, auch die Anmeldungsbestätigung oder den Teilnahmevertrag zu bewahren. Messekosten bestehen oft aus mehreren Komponenten, wie Standgebühr, Anschluss und Verpflegung, die separat in Rechnung gestellt werden können und jeweils nach deutschen Regeln geprüft werden. Gerade weil Deutschland der größte Nachbarmarkt ist und Tanken, Hotels und Messen dort oft auf derselben Geschäftsreise zusammenkommen, ist es üblich, dass eine Geschäftsreise mehrere Arten von Nachweisen generiert, die jeweils diese Anforderungen erfüllen müssen. je Situation ermittelt, welcher Nachweis erforderlich ist liefert einen konkreten Überblick dazu.
Was ist, wenn ein Dokument unvollständig ist
Fehlt etwas, bedeutet das nicht automatisch, dass die Ausgabe verloren ist. Richtlinie 2008/9 gibt dem Rückerstattungsland die Möglichkeit, zusätzliche Informationen anzufordern, bevor es eine Entscheidung trifft. Das kostet Zeit, und in der Praxis ist es daher ratsam, im Zweifelsfall sofort eine zusätzliches Dokument vom Lieferer anzufordern, anstatt bis zur Einreichung zu warten. Ein Kreditkartenauszug, Bankauszug oder interne Spesenabrechnung gilt für sich genommen nicht als Nachweis; das Rückerstattungsland möchte die ursprüngliche Rechnung oder den ursprünglichen Beleg sehen.
Woher diese Anforderungen stammen
Die Anforderungen an Rechnungen und Belege sind keine Erfindung eines Portals oder Beraters, sondern folgen aus der deutschen Umsatzsteuergesetzgebung, wie sie auf Rückerstattungsanträge anwendbar ist, und werden in der Anforderungsliste der Finanzbehörde zusammengefasst. Vatea verfolgt nach, wann diese Liste und die Veröffentlichungen der deutschen Finanzbehörde selbst zuletzt eingesehen wurden, damit Sie überprüfen können, ob die Informationen noch aktuell sind. Wie diese Überprüfung genau verläuft, wird erläutert auf der Seite darüber, wie die Informationen entstehen.
Selbst überprüfen oder klassifizieren lassen
Wer nur ein paar Mal pro Jahr in Deutschland tankt oder übernachtet, kann die Belege problemlos selbst neben dieser Liste überprüfen. Bei einer Mischung aus Tanken, Maut, Hotels und einer jährlichen Messe wird es schnell schwieriger, für jeden Beleg zu prüfen, ob alle Felder korrekt sind und unter welche Kostenkategorie etwas fällt. Eine erste Orientierung darüber, was das in Euro bedeuten kann, erhalten Sie mit dem Rechner, der mit ein paar Fragen eine Schätzung liefert. Falls Sie sich noch nicht sicher sind, ob Ihre Situation dafür geeignet ist, schauen Sie sich die häufig gestellten Fragen zur Umsatzsteuerrückerstattung.
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