O que deve constar na nota fiscal ou comprovante de compra
Para solicitar a devolução de IVA alemão, você precisa de um comprovante válido: uma fatura ou recibo mostrando o nome e endereço do fornecedor alemão, seu número de identificação de IVA alemão ou Steuernummer, a data, uma descrição do que foi fornecido, o valor sem IVA e o montante de IVA com a alíquota aplicada listados separadamente. Se algum desses dados estiver faltando, a autoridade fiscal de reembolso pode solicitar informações complementares ou recusar o pedido para esse valor.
Isto aplica-se a cada tipo de despesa: um recibo de caixa da estação de combustível, uma fatura de hotel ou uma fatura do expositor em uma feira. A forma varia, mas os dados essenciais não. O que a autoridade fiscal alemã espera exatamente está descrito na lista de requisitos que a Autoridade Fiscal Holandesa publica por país de reembolso; esta lista é a fonte mais atualizada se você tiver dúvidas sobre a suficiência de um documento.
Abastecimento: o recibo de caixa geralmente é suficiente, mas observe a placa de matrícula
Nos postos de combustível, você normalmente recebe um recibo de caixa em vez de uma fatura nominal. Para valores menores, a Alemanha aceita esse recibo, desde que a data, quantidade de litros ou valor e o montante de IVA sejam visíveis. Para reabastecimentos maiores, ou quando é utilizado um cartão de combustível, a autoridade fiscal de reembolso às vezes também solicita a placa do veículo para associar a despesa à empresa. Portanto, guarde não apenas o recibo, mas também, se disponível, o extrato do cartão de combustível subjacente.
Hotéis: a fatura deve estar em nome da empresa
Uma fatura de hotel que esteja apenas em nome do funcionário que viaja é menos útil para reembolso do que uma fatura em nome da empresa. Ao fazer o check-in, solicite uma fatura comercial, não um recibo de caixa ou apenas um comprovante de cartão de crédito. Observe também se o café da manhã ou outras despesas estão listados separadamente na fatura, pois nem todas as linhas de uma conta de hotel se enquadram na mesma alíquota ou categoria de despesa.
Feiras: fatura e comprovante de participação
Para um estande de feira, a fatura do organizador é a principal prova, mas é recomendável guardar também a confirmação de inscrição ou contrato de participação. Os custos de feiras geralmente consistem em várias partes, como espaço de estande, conexão e catering, que podem ser faturados separadamente e cada um tem sua própria avaliação sob as regras alemãs. Precisamente porque a Alemanha é o maior mercado vizinho e o abastecimento, hotéis e feiras frequentemente ocorrem na mesma viagem, é comum que uma única viagem de negócios gere vários tipos de comprovantes que devem cumprir esses requisitos individualmente. esclarecido por situação qual comprovante é necessário fornece um resumo concreto disso.
E se um documento estiver incompleto
A falta de algo não significa automaticamente que a despesa está perdida. A Diretiva 2008/9 dá à autoridade fiscal de reembolso a possibilidade de solicitar informações complementares antes de tomar uma decisão. Isso leva tempo, e na prática é portanto aconselhável, em caso de dúvida, solicitar imediatamente um documento complementar ao fornecedor em vez de esperar até o momento do pedido. Um extrato de cartão de crédito, movimentação bancária ou declaração de despesa interna não constitui por si só um comprovante; a autoridade fiscal de reembolso quer ver a fatura ou recibo original.
De onde vêm esses requisitos
Os requisitos para faturas e recibos não são uma invenção de um portal ou consultor, mas seguem a legislação de IVA alemã conforme aplicável a pedidos de reembolso, e estão resumidos na lista de requisitos da Autoridade Fiscal. Vatea registra quando essa lista e as publicações da própria autoridade fiscal alemã foram consultadas pela última vez, para que você possa verificar se as informações ainda são atuais. Como exatamente funciona esse controle está explicado em a página sobre como a informação é compilada.
Verificar você mesmo ou deixar classificar
Quem tanque combustível ou pernoita apenas algumas vezes por ano na Alemanha pode comparar os recibos perfeitamente com esta lista. Com uma mistura de abastecimento de combustível, portagem, hotéis e uma feira anual, torna-se rapidamente mais difícil determinar para cada recibo se todos os campos estão corretos e em que categoria de despesa algo se enquadra. Uma primeira indicação do que isso pode significar em euros é obtida com a calculadora que fornece uma indicação em algumas perguntas. Se ainda tiver dúvidas sobre se a sua situação é adequada para isso, consulte as perguntas frequentes sobre pedido de reembolso de IVA.
Quer saber quanto os seus próprios recibos e faturas alemães do ano passado valem aproximadamente? Faça a verificação rápida gratuita ou navegue pela base de conhecimento em vatea.eu; ambas podem ser consultadas sem conta.