Vad måste stå på kvittot eller fakturan
För att återkräva tysk mervärdesskatt behöver du ett giltigt bevis: en faktura eller ett kvitto som innehåller namn och adress på den tyska leverantören, deras tyska mervärdesskattidentifieringsnummer eller Steuernummer, datumet, en beskrivning av vad som levererades, beloppet exklusive mervärdesskatt och mervärdesskattebeloppet med den tillämpade satsen angivet separat. Om någon av dessa uppgifter saknas kan återbäringslandet begära komplettering eller vägra begäran för det beloppet.
Detta gäller för varje typ av utgift: ett kassakvitto från bensinstationen, en hotelfaktura eller en faktura från montörer på en mässa. Formen skiljer sig åt, men kärnuppgifterna gör det inte. Vad den tyska skattemyndigheten exakt förväntar sig framgår av kravlistan som den nederländska Belastingdienst publicerar per återbäringarland; denna lista är den mest uppdaterade källan om du är osäker på om ett dokument är tillräckligt.
Bränsle: kassakvittot räcker vanligtvis, men notera registreringsnumret
På bensinstationer får du vanligtvis ett kassakvitto i stället för en faktura på namn. För mindre belopp accepterar Tyskland sådana kvitton, förutsatt att datumet, literna eller beloppet och mervärdesskattebeloppet är synliga. Vid större tankningar eller när ett tankningskort används kan återbäringslandet ibland också be om fordonets registreringsnummer för att kunna koppla utgiften till företaget. Spara därför inte bara kvittot utan även, om det finns, den underliggande tankkortsavrakeringen.
Hotell: fakturan måste vara på företagets namn
En hotelfaktura som endast är på namn på den resenär som är anställd är mindre användbar för återbäring än en faktura på företagets namn. Be därför vid incheckning om en affärsfaktura, inte ett kassakvitto eller endast ett kreditkortskvitto. Kontrollera också om frukost eller andra kostnader är angivna separat på fakturan, eftersom inte alla poster på en hotellräkning omfattas av samma skattesats eller samma kostnadsslag.
Mässor: faktura och deltagarbevis
Vid en mässa är arrangörens faktura huvudbeviset, men det är klokt att även spara registreringsbekräftelsen eller deltavtalet. Mässkostnader består ofta av flera delar, såsom standyta, anslutning och catering, som kan faktureras separat och var och en har sin egen bedömning enligt tyska regler. Just eftersom Tyskland är den största grannmarknaden och bränsle, hotell och mässor ofta förekommer i samma affärsresa, är det vanligt att en affärsresa resulterar i flera typer av bevis som var och en måste uppfylla dessa krav. undersökt per situation vilket bevis som krävs ger en konkret översikt över detta.
Vad om ett handlingar är ofullständig
Om något saknas betyder det inte automatiskt att utgiften är förlorad. Direktiv 2008/9 ger återbäringslandet möjlighet att begära kompletterande information innan det fattar ett beslut. Det tar tid, och i praktiken är det därför lämpligt att omedelbar begära ett kompletterande dokument från leverantören om du är osäker i stället för att vänta tills inlämningen. Ett kreditkortsutdrag, bankutdrag eller intern kostnadsdeklaration räknas inte som bevis i sig; återbäringslandet vill se den ursprungliga fakturan eller kvittot.
Var dessa krav kommer ifrån
Kraven på fakturor och kvitton är inte ett påhitt från en portal eller rådgivare, utan följer från tysk mervärdesskattelagstiftning tillämplig på återbäringsbegäranden, och sammanfattas i Belastingdiensts kravlista. Vatea håller reda på när denna lista och publiceringar från den tyska skattemyndigheten senast konsulterades, så du kan kontrollera om informationen fortfarande är aktuell. Hur denna kontroll exakt går till förklaras på sidan om hur informationen skapas.
Kontrollera själv eller låt klassificera
Om du bara tankar eller övernatter ett par gånger per år i Tyskland kan du enkelt jämföra kvitton mot denna lista. Med en blandning av tankning, vägtull, hotell och en årlig mässa blir det snabbt mer komplicerat att för varje kvitto kontrollera att alla fält är korrekta och under vilken kostnadstyp något faller. Du får en första indikation av vad det kan spara i euro med räknaren som ger en indikation i några frågor. Om du fortfarande är osäker på om din situation passar för detta, se då de vanliga frågorna om återkrav av mervärdesskatt.
Vill du veta vad dina egna tyska kvitton från det senaste året ungefär är värda? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra genom kunskapsdatabasen på vatea.eu; båda kan konsulteras utan konto.