Ce qui doit figurer sur le reçu ou la facture
Pour demander la récupération de la TVA allemande, vous avez besoin d'une pièce justificative valide : une facture ou un reçu indiquant le nom et l'adresse du fournisseur allemand, son numéro d'identification à la TVA allemande ou numéro fiscal, la date, une description de ce qui a été livré, le montant hors TVA et le montant de la TVA avec le taux appliqué indiqué séparément. Si l'une de ces informations manque, le pays rembourseur peut demander un complément ou rejeter la demande pour ce montant.
Cela s'applique à chaque type de dépense : un reçu de caisse de la station-service, une facture d'hôtel ou une facture du prestataire lors d'un salon commercial. La forme varie, mais les données essentielles ne changent pas. Ce que l'administration fiscale allemande exige précisément est décrit dans la liste des exigences que l'administration fiscale néerlandaise publie par pays rembourseur ; cette liste est la source la plus à jour si vous doutez qu'un document soit suffisant.
Carburant : le reçu de caisse est généralement suffisant, mais attention au numéro d'immatriculation
Aux stations-service, vous recevez généralement un reçu de caisse au lieu d'une facture nominative. Pour les petits montants, l'Allemagne accepte ce reçu, à condition que la date, la quantité en litres ou le montant et le montant de la TVA soient visibles. Pour les plus gros ravitaillements ou lorsqu'une carte carburant est utilisée, le pays rembourseur demande parfois aussi le numéro d'immatriculation du véhicule pour pouvoir relier la dépense à l'entreprise. Conservez donc non seulement le reçu, mais aussi, s'il existe, le relevé de carte carburant sous-jacent.
Hôtels : la facture doit être établie au nom de l'entreprise
Une facture d'hôtel établie uniquement au nom du salarié voyageur est moins utile pour le remboursement qu'une facture établie au nom de l'entreprise. Demandez donc à la réception une facture commerciale, et non un reçu de caisse ou un simple ticket de carte de crédit. Vérifiez également si le petit-déjeuner ou d'autres frais sont énumérés séparément sur la facture, car tous les postes d'une facture d'hôtel ne sont pas soumis au même taux ou à la même catégorie de dépense.
Salons commerciaux : facture et preuve de participation
Pour un stand de salon, la facture de l'organisateur est la pièce justificative principale, mais il est judicieux de conserver également la confirmation d'inscription ou le contrat de participation. Les frais de salon se composent souvent de plusieurs éléments, tels que l'espace du stand, la connexion et la restauration, qui peuvent être facturés séparément et chacun fait l'objet d'une évaluation distincte selon les règles allemandes. Précisément parce que l'Allemagne est le plus grand marché frontalier et que le carburant, les hôtels et les salons s'y retrouvent souvent dans le même voyage, il est courant qu'un seul voyage d'affaires produise plusieurs types de pièces justificatives qui doivent chacune répondre à ces exigences. examiné au cas par cas quel type de preuve est nécessaire fournit un aperçu concret à cet égard.
Que faire si un document est incomplet
L'absence d'informations ne signifie pas automatiquement que la dépense est perdue. La directive 2008/9 donne au pays rembourseur la possibilité de demander des informations supplémentaires avant de prendre une décision. Cela prend du temps, et en pratique, il est donc conseillé, en cas de doute, de demander immédiatement un document supplémentaire au fournisseur plutôt que d'attendre la présentation de la demande. Un relevé de carte de crédit, une mutation bancaire ou une déclaration de frais interne ne constitue pas en soi une pièce justificative ; le pays rembourseur souhaite voir la facture ou le reçu original.
D'où proviennent ces exigences
Les exigences relatives aux factures et aux reçus ne sont pas une invention d'un portail ou d'un conseiller, mais découlent de la législation allemande en matière de TVA telle qu'elle s'applique aux demandes de remboursement, et sont résumées dans la liste des exigences de l'administration fiscale. Vatea enregistre quand cette liste et les publications de l'administration fiscale allemande elle-même ont été consultées pour la dernière fois, afin que vous puissiez vérifier si les informations sont toujours à jour. Le fonctionnement exact de ce contrôle est expliqué sur la page sur la manière dont les informations sont rassemblées.
Vérifier vous-même ou faire classifier
Si vous ne ravitaillez en carburant ou ne séjournez que quelques fois par an en Allemagne, vous pouvez très bien comparer vous-même les reçus avec cette liste. Mais avec un mélange de ravitaillement en carburant, péages, hôtels et une foire annuelle, il devient rapidement plus difficile de vérifier pour chaque reçu que tous les champs sont corrects et de déterminer sous quelle catégorie de dépenses il s'inscrit. Vous obtiendrez une première indication de ce que cela peut représenter en euros avec la calculatrice qui en quelques questions fournit une indication. Si vous hésitez encore sur le fait que votre situation s'y prête, consultez les questions fréquemment posées sur la récupération de TVA.
Voulez-vous savoir ce que vos propres reçus allemands de l'année écoulée valent approximativement ? Effectuez le scan rapide gratuit ou parcourez la base de connaissances sur vatea.eu ; les deux sont accessibles sans compte.