Qué debe figurar en el tíquet o la factura
Para solicitar la devolución del IVA alemán necesita un documento justificativo válido: una factura o tíquet que incluya el nombre y la dirección del proveedor alemán, su número de identificación del IVA alemán o Steuernummer, la fecha, una descripción de lo que se ha suministrado, el importe sin IVA y el importe del IVA con el tipo aplicado indicado por separado. Si falta alguno de estos datos, la administración tributaria de devolución puede solicitar información adicional o rechazar la solicitud por ese importe.
Esto se aplica a cualquier tipo de gasto: un tíquet de caja de la gasolinera, una factura de hotel o una factura del operador de stand en una feria. La forma varía, pero los datos esenciales no. Lo que la administración tributaria alemana espera exactamente se describe en la lista de requisitos que la Administración Tributaria holandesa publica por país de devolución; esta lista es la fuente más actualizada si duda si un documento es suficiente.
Combustible: el tíquet de caja suele ser suficiente, pero observe la matrícula
En las gasolineras, normalmente recibe un tíquet de caja en lugar de una factura a nombre. Para importes menores, Alemania acepta ese tíquet, siempre que figuren la fecha, los litros o el importe y el importe del IVA. Para repostajes más grandes, o cuando se utiliza una tarjeta de combustible, la administración tributaria de devolución a veces también solicita la matrícula del vehículo para poder vincular el gasto a la empresa. Así pues, conserve no solo el tíquet sino también, si lo hay, el extracto subyacente de la tarjeta de combustible.
Hoteles: la factura debe estar a nombre de la empresa
Una factura de hotel que solo figure a nombre del empleado que viaja es menos útil para la devolución que una factura a nombre de la empresa. Al hacer el registro, solicite una factura comercial, no un tíquet de caja o solo un recibo de tarjeta de crédito. También observe si el desayuno u otros costos figuran por separado en la factura, porque no todos los conceptos de una factura de hotel están sujetos a la misma tarifa o categoría de gasto.
Ferias: factura y prueba de participación
Para un stand en una feria, la factura del organizador es la prueba principal, pero es aconsejable conservar también la confirmación de inscripción o el contrato de participación. Los costos de ferias suelen constar de varios componentes, como espacio de stand, conexión y catering, que pueden facturarse por separado y cada uno tiene su propia evaluación según las normas alemanas. Precisamente porque Alemania es el mayor mercado vecino y el combustible, los hoteles y las ferias suelen coincidir en el mismo viaje, es habitual que un único viaje de negocios genere varios tipos de documentos justificativos que deben cumplir estos requisitos uno a uno. examinado según cada situación qué documentos son necesarios proporciona un resumen concreto al respecto.
¿Qué ocurre si falta algo en un documento?
Si falta algo, eso no significa automáticamente que el gasto se pierda. La Directiva 2008/9 da a la administración tributaria de devolución la opción de solicitar información adicional antes de tomar una decisión. Esto lleva tiempo, y en la práctica es por lo tanto aconsejable, si duda, solicitar inmediatamente un documento adicional al proveedor en lugar de esperar a la presentación. Un extracto de tarjeta de crédito, movimiento bancario o declaración de gastos interna no se considera un documento justificativo en sí mismo; la administración tributaria de devolución quiere ver la factura o tíquet original.
De dónde proceden estos requisitos
Los requisitos para facturas y tíquets no son una invención de un portal o asesor, sino que se derivan de la legislación del IVA alemana tal como se aplica a las solicitudes de devolución, y se resumen en la lista de requisitos de la Administración Tributaria. Vatea registra cuándo esa lista y las publicaciones de la propia administración tributaria alemana fueron consultadas por última vez, para que pueda verificar si la información sigue siendo actual. Cómo funciona exactamente ese control se explica en la página sobre cómo se elabora la información.
Verificar usted mismo o dejar que se clasifiquen
Si solo viaja a Alemania unas pocas veces al año para repostar o pernoctar, puede cotejar fácilmente los recibos con esta lista. Pero cuando se mezclan repostajes, peajes, hoteles y una feria anual, rápidamente se vuelve más difícil determinar por cada recibo si todos los datos son correctos y bajo qué categoría de gasto debe clasificarse. Obtiene una primera indicación de lo que esto puede suponer en euros con la calculadora que proporciona una indicación en unos pocos pasos. Si aún tiene dudas sobre si su situación es adecuada para esto, consulte las preguntas frecuentes sobre recuperación de IVA.
¿Quiere saber cuánto podrían valer aproximadamente sus propios recibos y facturas alemanes del año pasado? Realice el análisis rápido gratuito u hojee la base de conocimientos en vatea.eu; ambos se pueden consultar sin cuenta.