Cosa deve essere riportato sulla ricevuta o sulla fattura
Per richiedere il rimborso dell'IVA tedesca è necessario un documento di prova valido: una fattura o una ricevuta in cui figurano il nome e l'indirizzo del fornitore tedesco, il suo numero di identificazione IVA tedesco o Steuernummer, la data, una descrizione di ciò che è stato fornito, l'importo al netto dell'IVA e l'importo dell'IVA con l'aliquota applicata indicati separatamente. Se manca uno di questi dati, il paese che concede il rimborso può richiedere un'integrazione o rifiutare la richiesta per tale importo.
Questo vale per ogni tipo di spesa: una ricevuta di cassa della stazione di servizio, una fattura alberghiera o una fattura dell'espositore a una fiera. La forma differisce, ma i dati essenziali no. Ciò che l'amministrazione fiscale tedesca si aspetta esattamente è descritto nell'elenco dei requisiti che l'Amministrazione fiscale olandese pubblica per ogni paese che concede rimborsi; questo elenco è la fonte più aggiornata in caso di dubbi sulla sufficienza di un documento.
Rifornimento: la ricevuta di cassa è solitamente sufficiente, ma prestare attenzione alla targa
Alle stazioni di servizio di solito si riceve una ricevuta di cassa invece di una fattura intestata. Per importi minori, la Germania accetta tale ricevuta, purché la data, i litri o l'importo e l'importo dell'IVA siano visibili. Per rifornimenti più consistenti o quando viene utilizzata una carta carburante, il paese che concede il rimborso a volte richiede anche la targa del veicolo per collegare la spesa all'azienda. Conservare quindi non solo la ricevuta ma anche, se disponibile, l'estratto conto della carta carburante sottostante.
Hotel: la fattura deve essere intestata all'azienda
Una fattura alberghiera intestata solo al dipendente che viaggia è meno utile per il rimborso rispetto a una fattura intestata all'azienda. Al check-in chiedere quindi una fattura commerciale, non una ricevuta di cassa o solo uno scontrino della carta di credito. Verificare anche se la colazione o altri costi sono elencati separatamente sulla fattura, poiché non tutte le voci di un conto alberghiero rientrano nello stesso aliquota o nella stessa categoria di costo.
Fiere: fattura e prova di partecipazione
Per uno stand fieristico, la fattura dell'organizzatore è la prova principale, ma è consigliabile conservare anche la conferma di iscrizione o il contratto di partecipazione. I costi della fiera spesso consistono in più componenti, come lo spazio espositivo, i collegamenti e il catering, che possono essere fatturati separatamente e hanno ciascuno la loro valutazione secondo le norme tedesche. Proprio perché la Germania è il mercato confinante più grande e il rifornimento, gli hotel e le fiere si incontrano spesso nello stesso viaggio d'affari, è consueto che un unico viaggio d'affari generi più tipi di documenti di prova che devono rispondere singolarmente a questi requisiti. valutato caso per caso quale prova è necessaria fornisce una panoramica concreta.
Cosa fare se un documento non è completo
Se manca qualcosa, ciò non significa automaticamente che la spesa sia persa. La direttiva 2008/9 dà al paese che concede il rimborso la possibilità di richiedere informazioni aggiuntive prima di prendere una decisione. Ciò richiede tempo e nella pratica è quindi consigliabile, in caso di dubbi, richiedere immediatamente un documento integrativo al fornitore anziché aspettare l'inoltro della richiesta. Un estratto conto della carta di credito, un estratto bancario o una dichiarazione di spesa interna non valgono di per sé come documento di prova; il paese che concede il rimborso vuole vedere la fattura o la ricevuta originale.
Da dove provengono questi requisiti
I requisiti per fatture e ricevute non sono un'invenzione di un portale o di un consulente, ma derivano dalla normativa tedesca sull'IVA così come applicabile alle richieste di rimborso e sono riassunti nell'elenco dei requisiti dell'Amministrazione fiscale. Vatea tiene traccia di quando l'elenco e le pubblicazioni dell'Amministrazione fiscale tedesca stessa sono state consultate per l'ultima volta, in modo che possiate verificare se le informazioni sono ancora attuali. Come procede esattamente questo controllo è spiegato su la pagina su come viene creata l'informazione.
Controllare da soli o far classificare
Se fai rifornimento in Germania solo un paio di volte all'anno o pernotti occasionalmente, puoi tranquillamente confrontare gli scontrini con questo elenco. Quando però combini rifornimenti, pedaggi, hotel e una fiera annuale, diventa rapidamente più complicato verificare per ogni ricevuta se tutti i campi sono corretti e sotto quale categoria di spesa ricade. Una prima indicazione di quanto potrebbe fare differenza in euro la ricevi con il calcolatore che in poche domande fornisce una stima. Se hai ancora dubbi se la tua situazione si presta per questo, consulta le domande frequenti sulla detrazione dell'IVA.
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